Documentos de Estados Unidos para la residencia en España: cómo obtenerlos, apostillarlos y traducirlos
Mudarse a España desde Estados Unidos exige presentar documentos estadounidenses que la Administración española acepte. Y "aceptar" significa tres cosas distintas que se confunden constantemente: conseguir el documento, apostillarlo y traducirlo.
Invertir o saltarse uno de esos pasos es la causa más común de expedientes devueltos. Esta guía los explica en orden.
Qué documentos se piden
Varía según el visado, pero casi siempre aparecen:
- Certificado de antecedentes penales del FBI, oficialmente Identity History Summary. No sirve el de la policía estatal ni el del condado: para inmigración España exige el federal.
- Certificado de nacimiento, en reagrupación familiar o con menores.
- Certificado de matrimonio, cuando aplique.
- Títulos académicos, si se van a homologar o se ejerce una profesión regulada.
Un aviso experto: estos certificados tienen validez limitada en los expedientes de inmigración, y el plazo lo fija el consulado correspondiente. Pedirlos demasiado pronto es tan problemático como pedirlos tarde. Conviene confirmar el plazo exacto antes de iniciar el proceso, porque condiciona todo el calendario. Y si no se ha planificado, también hay maneras de conseguirlos a tiempo.
Paso 1: el certificado del FBI
Hay dos vías.
- Directamente con el FBI. Se envía la solicitud con las huellas dactilares y se espera. Es la opción más barata: la tasa ronda los 18 dólares. No existe tramitación urgente pagando más.
- A través de un Channeler aprobado por el FBI. Son empresas autorizadas a enviar las huellas electrónicamente, lo que reduce el plazo de semanas a días. Cobran su propio servicio por encima de la tasa federal.
En ambos casos hace falta lo mismo: las huellas dactilares.
El problema real: tomar las huellas estando ya en España
Aquí es donde se atasca casi todo el mundo, y donde las guías genéricas se quedan cortas. ¿Dónde y cómo se hace? ¿Es seguro y fiable?
El FBI necesita las huellas en un formato concreto, tomadas de forma que pueda procesarlas. Quien está en Estados Unidos lo resuelve en una comisaría o en un centro autorizado. Quien ya está en España tiene que buscar a alguien que las tome con validez para el FBI y las envíe correctamente.
No es imposible, pero es la parte que más retrasos y más repeticiones provoca: unas huellas mal tomadas se rechazan y hay que empezar de nuevo, con el calendario ya corriendo.
Por eso es importante contar con un servicio preparado para ello.
Paso 2: la apostilla
España es parte del Convenio de La Haya, así que no hace falta legalización consular: basta la apostilla.
El problema es que en Estados Unidos no existe una única oficina que apostille. Depende de quién emitió el documento:
| Documento | Quién lo apostilla |
|---|---|
| Certificado del FBI (federal) | Departamento de Estado de EE. UU., Office of Authentications |
| Certificado de nacimiento, matrimonio, defunción (estatal) | Secretario de Estado del estado que lo emitió |
| Título universitario | Depende: suele requerir notarización previa y va por la vía estatal |
Enviar un certificado de nacimiento de Florida a Washington es tiempo perdido: lo devuelven. Y al revés igual.
Tres reglas que evitan repetir el envío:
- La apostilla va sobre el original o una copia certificada. No sobre una fotocopia ni sobre un escaneo impreso en casa.
- Apostilla el estado que emitió el documento, no donde se reside ahora. Quien nació en Ohio y vive en Texas, va a Ohio.
- Para la vía federal hay un formulario, el DS-4194, que acompaña al documento junto con la tasa, alrededor de 20 dólares por documento, y un sobre de retorno prepagado.
Paso 3: la traducción jurada
Con la apostilla no se ha terminado. España exige el documento en español, y no vale cualquier traducción.
Debe hacerla un traductor-intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores. Son personas físicas con número de nombramiento, que firman y sellan. El Ministerio publica la lista oficial, donde se puede comprobar si quien traduce está realmente nombrado.
Dos detalles que ahorran pagar dos veces:
- Se traduce después de apostillar, nunca antes. La apostilla forma parte del documento y también debe traducirse. Traducir primero obliga a repetir.
- Una empresa no puede estar "certificada por el Ministerio". El Ministerio nombra traductores individuales. Una agencia puede trabajar con traductores jurados, lo cual es perfectamente legítimo, pero la acreditación pertenece siempre al traductor. Ante cualquier oferta de traducción jurada, lo correcto es pedir el nombre y el número de nombramiento y contrastarlo en la lista.
El calendario realista
Sumando los tres pasos, con las huellas resueltas:
| Paso | Plazo orientativo |
|---|---|
| Huellas + certificado del FBI | De días (vía Channeler) a varias semanas (vía directa) |
| Apostilla | Semanas, según oficina y si va por correo |
| Traducción jurada | Días |
El total razonable son entre seis y diez semanas, y puede dispararse si algo se rechaza. Por eso este trámite debe arrancar antes que la búsqueda de vivienda, no después.
Los cinco errores que más expedientes devuelven
- Presentar el certificado estatal en lugar del federal del FBI.
- Apostillar en la oficina equivocada, federal en vez de estatal o al revés.
- Traducir antes de apostillar.
- Apostillar sobre fotocopia en lugar de original o copia certificada.
- Empezar tarde, o tan pronto que el certificado caduque antes de presentarlo.
Si prefieres no gestionarlo tú
Se puede hacer por cuenta propia, y quien siga en Estados Unidos con tiempo por delante probablemente deba hacerlo: las tasas oficiales son bajas.
La ecuación cambia cuando ya se está en España. Coordinar unas huellas válidas para el FBI, dos oficinas distintas de apostilla y un traductor jurado, con seis o nueve horas de diferencia horaria y sin poder presentarse en ninguna ventanilla, es donde la gestión propia deja de compensar.
Para ese caso existe un servicio especializado, Tu Apostilla, que gestiona huellas, certificado del FBI, apostillas y traducción jurada de documentos estadounidenses destinados a España.
Enlace de afiliado: si contratas a través de él, Raíces Valencia recibe una comisión. A ti no te cuesta más.
Como con cualquier gestoría, conviene pedir plazo y precio por escrito antes de contratar y confirmar el nombre del traductor jurado que firmará la traducción.
Y cuando el papeleo esté resuelto, queda el otro problema: la casa. De eso nos encargamos nosotros.
Preguntas frecuentes
¿Sirve el certificado de antecedentes de mi estado o de mi condado?
No. Para inmigración, España pide el federal del FBI, el Identity History Summary. Un certificado estatal se devuelve aunque esté apostillado y traducido.
¿Cuánto tiempo es válido el certificado del FBI para el visado?
El plazo lo fija cada consulado y no es el mismo en todos. Hay que confirmarlo antes de pedir el certificado, porque pedirlo demasiado pronto obliga a repetirlo.
¿Se puede apostillar un documento estadounidense estando ya en España?
Sí, por correo o a través de un intermediario, pero cada oficina tiene sus propios plazos y se pierde la opción de presentarse en ventanilla. Es la parte que más conviene delegar cuando ya no se está en el país.
¿La traducción jurada puede hacerla cualquier traductor?
No. Solo un traductor-intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, con número de nombramiento y firma y sello propios. Su nombre debe aparecer en la lista oficial del Ministerio.
¿Qué más hay que tener en cuenta al mudarse desde Estados Unidos?
La parte fiscal, que casi nadie explica: la regla de los 183 días y lo que el IRS sigue exigiendo desde España. Está en Mudarse a España desde Estados Unidos: la parte fiscal. Y los fallos que se repiten al llegar, en errores al mudarse a España.