Amerikaanse documenten voor verblijf in Spanje: hoe je ze verkrijgt, apostilleert en laat vertalen

Wie vanuit de Verenigde Staten naar Spanje verhuist, moet Amerikaanse documenten overleggen die de Spaanse overheid accepteert. En "accepteren" betekent drie verschillende dingen die voortdurend door elkaar worden gehaald: het document verkrijgen, het apostilleren en het laten vertalen.

Een van die stappen omdraaien of overslaan is de meest voorkomende reden dat dossiers worden teruggestuurd. Deze gids legt ze in de juiste volgorde uit.

Welke documenten worden gevraagd

Het hangt af van het visum, maar deze komen bijna altijd terug:

• Verklaring omtrent het gedrag van de FBI, officieel de Identity History Summary. De versie van de staatspolitie of de county volstaat niet: voor immigratie eist Spanje de federale verklaring.
• Geboorteakte, bij gezinshereniging of als er minderjarigen meekomen.
• Huwelijksakte, waar van toepassing.
• Diploma's, als ze erkend moeten worden of als je een gereglementeerd beroep uitoefent.

Een waarschuwing van experts: deze verklaringen hebben in immigratiedossiers een beperkte geldigheid, en die termijn bepaalt het betreffende consulaat. Ze te vroeg aanvragen is net zo'n probleem als ze te laat aanvragen. Controleer de exacte termijn voordat je begint, want die bepaalt de hele planning. En als het niet gepland was, zijn er nog altijd manieren om ze op tijd te krijgen.

Stap 1: de FBI-verklaring

Er zijn twee routes.

• Rechtstreeks bij de FBI. Je stuurt de aanvraag met je vingerafdrukken op en wacht af. Het is de goedkoopste optie: de leges bedragen ongeveer 18 dollar. Spoedbehandeling tegen betaling bestaat niet.
• Via een door de FBI erkende Channeler. Dit zijn bedrijven die vingerafdrukken elektronisch mogen indienen, waardoor de wachttijd van weken naar dagen gaat. Zij rekenen hun eigen tarief bovenop de federale leges.

In beide gevallen heb je hetzelfde nodig: vingerafdrukken.

Het echte probleem: vingerafdrukken laten afnemen als je al in Spanje bent

Hier loopt bijna iedereen vast, en hier schieten algemene gidsen tekort. Waar en hoe doe je dat? Is het veilig en betrouwbaar?

De FBI heeft de afdrukken nodig in een specifiek formaat, zo afgenomen dat ze verwerkt kunnen worden. Wie in de Verenigde Staten is, regelt dat op een politiebureau of bij een erkend centrum. Wie al in Spanje is, moet iemand vinden die afdrukken afneemt die geldig zijn voor de FBI en ze correct opstuurt.

Het is niet onmogelijk, maar het is het onderdeel dat de meeste vertraging en de meeste herhalingen oplevert: slecht afgenomen afdrukken worden afgewezen en je begint opnieuw, terwijl de klok al loopt.

Daarom is het belangrijk om een dienst te gebruiken die hier precies op is ingericht.

Stap 2: de apostille

Spanje is partij bij het Apostilleverdrag van Den Haag, dus consulaire legalisatie is niet nodig: een apostille volstaat.

Het probleem is dat er in de Verenigde Staten niet één apostillekantoor is. Het hangt af van wie het document heeft afgegeven:

Document	Wie apostilleert
FBI-verklaring (federaal)	Amerikaans ministerie van Buitenlandse Zaken, Office of Authentications
Geboorte-, huwelijks-, overlijdensakte (staat)	Secretary of State van de staat die het document afgaf
Universitair diploma	Wisselt: meestal eerst notariële waarmerking, daarna via de staat

Een geboorteakte uit Florida naar Washington sturen is verspilde tijd: die komt terug. Andersom geldt hetzelfde.

Drie regels die een tweede verzending voorkomen:

1. De apostille komt op het origineel of een gewaarmerkte kopie. Niet op een fotokopie, niet op een thuis geprinte scan.
2. De staat die het document afgaf, apostilleert het, niet de staat waar je nu woont. Geboren in Ohio, wonend in Texas: het gaat naar Ohio.
3. Voor de federale route is er een formulier, de DS-4194, dat met het document wordt meegestuurd, samen met de leges, ongeveer 20 dollar per document, en een gefrankeerde retourenvelop.

Stap 3: de beëdigde vertaling

Met de apostille ben je er nog niet. Spanje eist het document in het Spaans, en niet elke vertaling telt.

De vertaling moet worden gemaakt door een beëdigd vertaler-tolk die is benoemd door het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat zijn natuurlijke personen met een benoemingsnummer, die ondertekenen en stempelen. Het ministerie publiceert de officiële lijst, waarin je kunt controleren of degene die vertaalt ook echt benoemd is.

Twee details die voorkomen dat je twee keer betaalt:

1. Vertalen doe je na het apostilleren, nooit ervoor. De apostille maakt deel uit van het document en moet ook vertaald worden. Eerst vertalen betekent opnieuw beginnen.
2. Een bedrijf kan niet "gecertificeerd door het ministerie" zijn. Het ministerie benoemt individuele vertalers. Een bureau mag met beëdigde vertalers werken, wat volkomen legitiem is, maar de erkenning hoort altijd bij de vertaler. Bij elk aanbod voor een beëdigde vertaling vraag je dus naar de naam en het benoemingsnummer van de vertaler en controleer je die in de lijst.

De realistische planning

De drie stappen bij elkaar opgeteld, met de vingerafdrukken geregeld:

Stap	Indicatieve doorlooptijd
Vingerafdrukken + FBI-verklaring	Dagen (via Channeler) tot enkele weken (rechtstreeks)
Apostille	Weken, afhankelijk van het kantoor en of het per post gaat
Beëdigde vertaling	Dagen

Een redelijk totaal is zes tot tien weken, en dat kan flink oplopen als iets wordt afgewezen. Daarom moet dit papierwerk starten vóór de woningzoektocht, niet erna.

De vijf fouten waardoor de meeste dossiers terugkomen

1. De verklaring van de staat indienen in plaats van de federale FBI-verklaring.
2. Apostilleren bij het verkeerde kantoor, federaal in plaats van staat of andersom.
3. Vertalen vóór het apostilleren.
4. Een fotokopie apostilleren in plaats van het origineel of een gewaarmerkte kopie.
5. Te laat beginnen, of zo vroeg dat de verklaring verloopt voordat je haar indient.

Als je het liever niet zelf regelt

Het kan op eigen kracht, en wie nog in de Verenigde Staten is en tijd heeft, kan dat waarschijnlijk het beste doen: de officiële leges zijn laag.

De afweging verandert zodra je al in Spanje bent. FBI-geldige vingerafdrukken, twee verschillende apostillekantoren en een beëdigd vertaler coördineren, met zes tot negen uur tijdsverschil en zonder ergens aan een loket te kunnen verschijnen: daar houdt zelf regelen op lonend te zijn.

Voor dat geval bestaat er een gespecialiseerde dienst, Tu Apostilla, die vingerafdrukken, de FBI-verklaring, apostilles en de beëdigde vertaling van Amerikaanse documenten voor Spanje regelt.

Affiliatelink: als je via deze link bestelt, ontvangt Raíces Valencia een commissie. Voor jou kost het niets extra.

Zoals bij elk bureau: vraag vóór je tekent om doorlooptijd en prijs op papier, en laat de naam bevestigen van de beëdigd vertaler die de vertaling ondertekent.

En als het papierwerk rond is, blijft het andere probleem over: de woning. Dat nemen wij op ons.

Veelgestelde vragen

Volstaat de verklaring omtrent het gedrag van mijn staat of county?

Nee. Voor immigratie vraagt Spanje de federale FBI-verklaring, de Identity History Summary. Een verklaring van de staat wordt teruggestuurd, ook als ze geapostilleerd en vertaald is.

Hoe lang is de FBI-verklaring geldig voor het visum?

Elk consulaat bepaalt zijn eigen termijn en die is niet overal gelijk. Controleer het voordat je de verklaring aanvraagt, want te vroeg aanvragen betekent opnieuw beginnen.

Kan een Amerikaans document geapostilleerd worden als ik al in Spanje ben?

Ja, per post of via een tussenpersoon, maar elk kantoor heeft zijn eigen doorlooptijden en je verliest de mogelijkheid om aan een loket te verschijnen. Het is het onderdeel dat je het beste kunt uitbesteden zodra je het land uit bent.

Mag elke vertaler de beëdigde vertaling maken?

Nee. Alleen een beëdigd vertaler-tolk die is benoemd door het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken, met een benoemingsnummer en een eigen handtekening en stempel. De naam moet op de officiële lijst van het ministerie staan.

Waar moet ik verder op letten bij een verhuizing vanuit de VS?

Op de fiscale kant, die bijna niemand uitlegt: de 183-dagenregel en wat de IRS vanuit Spanje nog van je vraagt. Dat staat in Verhuizen naar Spanje vanuit de VS: de belastingen. En de fouten die zich bij aankomst herhalen, in fouten bij emigreren naar Spanje.